Jak się przygotować do kontroli podatkowej?

Kontrola podatkowa może spotkać każdą osobę, która prowadzi działalność gospodarczą. Jej celem jest sprawdzenie, czy przedsiębiorstwo działa w zgodzie z przepisami prawa podatkowego. Może zostać przeprowadzona w oparciu o treść Ordynacji Podatkowej, Ustawę Prawo przedsiębiorców lub Ustawę o KAS. Jak możemy przygotować się na taką kontrolę?

Podstawowe informacje o kontroli podatkowej

W zależności od tego, na jakiej podstawie przeprowadzana jest kontrola, osoby wydelegowane przez Urząd Skarbowy mają inne prawa  i obowiązki. Tym, co pozostaje niezmienne, jest konieczność przesłania przedsiębiorcy zawiadomienia o kontroli w terminie od 7 do 30 dni przed jej rozpoczęciem. W przypadku, gdy to ostatnie nastąpi w terminie krótszym niż tydzień od daty otrzymania zawiadomienia, działania nie mogą zostać podjęte bez zgody przedsiębiorcy.

W zawiadomieniu muszą znaleźć się informacje dotyczące rodzaju i zakresu kontrolowanych podatków – ma to dać przedsiębiorcy czas na sprawdzenie odpowiednich dokumentów i, w razie potrzeby, uzupełnienie ich lub skorygowanie. Kontroli podatkowej mogą zostać poddane także te firmy, które korzystają z tzw. Wirtualnego Biura – w takiej sytuacji Urząd po prostu ściągnie dane z platformy, na której działa biuro księgowe, i sprawdzi je poprzez specjalne oprogramowanie.

Informacja o planowanej kontroli powinna zostać przekazana wszystkim pracownikom, których kompetencje obejmują działania związane z księgowością i rachunkami firmy. Pamiętajmy przy tym, że przedmiotem kontroli będą wyłącznie dokumenty z zakresu wskazanego w zawiadomieniu. Oznacza to, że jeżeli kontrolerzy poproszą nas o przedstawienie im pozostałej dokumentacji, mamy prawo zażądać wyjaśnienia, a jeżeli nie będzie ono zadowalające – odmówić pokazania dokumentów. Podczas kontroli podatkowej pracownicy Urzędu mogą również żądać wyjaśnień i informacji dotyczących zakresu przeprowadzanych przez nich działań.

W jaki sposób należy przygotować się do kontroli?

Jeżeli podczas kontroli właściciel firmy będzie nieobecny, może wskazać wybranego przez siebie reprezentanta, sporządzając pisemne upoważnienie i przekazując je do właściwego Urzędu Skarbowego, a także do prezydenta miasta, burmistrza lub wójta. Oprócz tego w oczekiwaniu na kontrolę warto zweryfikować księgi i dokumentację finansową przedsiębiorstwa – pozwoli nam to na ewentualne poprawienie złożonych deklaracji i opłacenie podatków. Dobrym pomysłem będzie też zapoznanie się z prawami oraz obowiązkami zarówno naszymi, jak i osób przeprowadzających kontrolę.

Kontrolerzy będą potrzebowali miejsca, w którym możliwe będzie spokojne przeprowadzenie wymaganych działań. Przedsiębiorca powinien zapewnić im takie miejsce, a także dostarczyć im dokumenty wchodzące w zakres określony w zawiadomieniu. Warto w tym celu zawczasu przygotować dokumenty księgowo-finansowe firmy, dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników, a także wszelkiego rodzaju umowy i porozumienia (handlowe, leasingowe, najmu itp.). Jeżeli część dokumentacji sporządzona jest w językach obcych, właściciel firmy musi na własny koszt zlecić ich tłumaczenie poświadczone na język polski.

Pamiętajmy, że kontrola podatkowa może dotyczyć wyłącznie dokumentacji, która nie była weryfikowana wcześniej i co do której nie wydano już decyzji ostatecznej. Choć przedsiębiorca lub jego przedstawiciel powinien współpracować z kontrolerami, jednocześnie zaleca się zachowanie rezerwy i niedopuszczanie, by wykraczali oni poza zakres swoich kompetencji. Kluczem do sukcesu jest tu dokładne zapoznanie się z własnymi prawami i obowiązkami oraz mitygowanie kontrolerów w sytuacji, gdy będą próbowali objąć swoimi działaniami inny okres rozliczeniowy lub inny rodzaj podatków niż te, które zostały określone w zawiadomieniu.