Jak rozliczyć podróż służbową pracownika?

Podróże służbowe to jedna z częściej wykorzystywanych możliwości zlecenia pracownikowi wykonania zadań poza miejscem stałego zatrudnienia, jednak przez stosunkowo krótki okres. Zastosowanie tej opcji wiąże się z koniecznością bardzo precyzyjnego rozliczenia kosztów podróży służbowej. Warto pamiętać, że podróże służbowe mogą odbywać nie tylko osoby zatrudnione, ale także prowadzące działalność gospodarczą. Przekonajmy się, jak wyglądają te rozliczenia.

Jakie wydatki mogą być uznane za koszt podróży służbowej?

Dokumentacja rozliczenia wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową najczęściej przyjmuje postać dowodu wewnętrznego, do którego załącza się otrzymane w związku z poniesionymi kosztami faktury oraz rachunki. Zestawienie poszczególnych kwot powinno zawierać szczegółowe dane dotyczące wyjazdu. Muszą znaleźć się między nimi cel, miejsce, czas trwania oraz daty wyjazdu i powrotu. Do wydatków łączących się z podróżą służbową należą przede wszystkim opłaty za nocleg oraz koszt przejazdu. W przypadku używania samochodu będzie to zestawienie kilometrów, a przy korzystaniu z innych środków lokomocji bilety albo otrzymane paragony bądź faktury.

Co zalicza się do kosztów podróży służbowej pracownika?

Jeśli w grę wchodzi wyjazd pracownika, konieczne będzie rozliczenie poniesionych przez niego kosztów. Zgodnie z przepisami wyjazd służbowy oznacza otrzymanie diety za wyjazd w podróż służbową bez zapewnionych posiłków. O ile trwa on od 8 do 12 godzin – będzie to 50% diety oraz 100%, jeżeli czas ten wyniósł więcej niż 12 godzin. Jeśli podróż trwa więcej niż dobę, za każde rozpoczęte 8 godzin przysługuje połowa diety, a za ponad 8 godzin cała. Za śniadanie i/lub kolację dietę obniża się o 25%, a za obiad o 50%. Pracownik ma także prawo do zwrotu kosztów poniesionych na zapewnienie sobie noclegu, jeżeli nie zagwarantowano mu bezpłatnych noclegów. Stawka to 150% diety, co daje kwotę 45 zł i jest wypłacana, jeżeli nocleg objął 6 godzin między 21 a 7 rano. Rozliczane są także koszty dojazdów, w zależności od środka lokomocji.