Jak prowadzić księgowość w firmie jednoosobowej?

Podczas zakładania działalności gospodarczej trzeba złożyć wniosek do CEIDG, w którym m.in. podaje się, jaki podmiot będzie zajmował się księgowością firmy. Do wyboru są trzy możliwości: zatrudnienie księgowego, zlecenie prowadzenia księgowości biurze rachunkowemu lub samodzielne zajmowanie się księgowością w swojej firmie. Wybór powinien być uzależniony od umiejętności i możliwości przedsiębiorcy.

Obowiązki przedsiębiorców jednoosobowych

We wniosku rejestracyjnym CEIDG-1 znajdują się dwa pola odnoszące się do księgowości. W jednym należy pisać wybrany podmiot, a w drugim adres, pod którym będzie przechowywana dokumentacja rachunkowa. Dokładne obowiązki księgowe są zależne od wybranej formy opodatkowania. Ryczałt ewidencjonowany zobowiązuje do księgowania przychodów, natomiast podatkowa księga przychodów i rozchodów do ewidencjonowania sprzedaży i wydatków firmy. Działalność na uproszczonych zasadach wymaga m.in.:

• ewidencji wyposażenia powyżej 1,5 tys. zł wartości;
• ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w przypadku zakupów o wartości powyżej 3,5 tys. zł;
• ewidencji przebiegu pojazdu firmowego;
• rejestrów VAT w przypadku czynnych podatników VAT.

Do tego dochodzi jeszcze terminowe wywiązywanie się z obowiązków podatkowych oraz odpowiednie przechowywanie dokumentacji księgowo-finansowej. Dla osoby, która dzień w dzień musi poszukiwać zleceń oraz realizować ustalone zobowiązania, prowadzenie samodzielnej księgowości może być sporym utrudnieniem.

Zalety i wady programów do rozliczania

Choć do wyboru są trzy opcje dotyczące wyboru podmiotu zajmującego się księgowością, przedsiębiorca jednoosobowy powinien uwzględniać tylko dwa z nich, ponieważ zatrudnienie księgowego do tak małej firmy zwyczajnie nie ma sensu. Przedsiębiorca może więc rozliczać się samodzielnie lub zlecić to zewnętrznej firmie rachunkowej. Pierwsze rozwiązanie jest tańsze, lecz nie dla każdego będzie tak samo dobre, ponieważ wymaga ogólnej wiedzy na temat prowadzenia działalności gospodarczej, znajomości podstaw księgowości i przepisów podatkowych, które wciąż się zmieniają. Można jednak skorzystać z programów księgowych, za które płaci się miesięczny abonament. Dobre oprogramowanie będzie bardzo pomocne ze względu na automatyczne wyliczanie kwoty podatków do zapłacenia czy generowanie deklaracji podatkowych, które od razu można przesłać do urzędu. W ten sposób zmniejsza się ryzyko popełnianych błędów. Nie jest to jednak sposób doskonały. Przedsiębiorca musi pamiętać o wpisaniu w program każdej faktury dokumentującej sprzedaż czy rozliczaniu przychodów w dniu dostarczenia produktów lub zrealizowania usług. W przeciwnym wypadku czeka go korekta lub zapłata odsetek.

Biuro rachunkowe - alternatywa dla samodzielnego rozliczania

Nieco droższą, choć najbezpieczniejszą opcją jest rozliczanie księgowości za pomocą zewnętrznego podmiotu. Koszty takiej współpracy zależą od wielu czynników, m.in. od zakresu prowadzonych usług oraz ilości dokumentów rozliczanych w jednym miesiącu. Pracownicy biur księgowych są to osoby wykształcone, które znają procedury księgowe i na bieżąco zapoznają się ze zmianami prawa podatkowego, więc szansa na popełnienie błędu jest dużo mniejsza niż przy samodzielnym rozliczaniu. Co więcej, umowa może uwzględniać również doradztwo w określonych kwestiach, co dla osób niezaznajomionych z podatkami jest bardzo pomocne. Księgowi reprezentują swoich klientów przed Urzędem Skarbowym i ZUS-em. Wszystko to sprawia, że przedsiębiorca może zajmować się bieżącymi sprawami, czyli znajdowaniem kolejnych zleceń oraz ich realizacją. W takim systemie wiedza na temat podatków może być minimalna.